Créer un agenda partagé
Un seul planning auquel tous les membres sont abonnés, et fini la question « c'est quand, la prochaine fois ? ».
Guides
Guides pratiques
L'organisateur d'un club doit être à la fois rédacteur, secrétaire et un peu technicien. Vous trouverez ici des guides pas à pas pour les tâches les plus courantes, en commençant par la principale : présenter une rencontre de façon à donner envie de venir, et savoir à l'avance combien de personnes seront là.
Une annonce qui se lit en dix secondes attire plus de monde qu'une jolie carte sans heure de début.
Le principe de cette rubrique : nous décrivons une marche à suivre valable quels que soient les logiciels et les plateformes. Nous ne citons ni services, ni messageries, ni marques de matériel, et nous ne parlons des lois que dans les limites de leur texte.
Guides express
Cinq tâches que tout club rencontre dès sa première saison.
Choisir entre discussion et liste de diffusion
La discussion convient aux échanges, la liste de diffusion aux annonces importantes qui ne doivent pas se noyer dans les messages.
Préparer l'enregistrement d'un concert
Le son compte plus que l'image : testez-le à l'avance et placez l'appareil près des interprètes.
Tenir les actualités du club
Cinq questions auxquelles répond chaque article, et une règle sur les photos des membres.
Actus du club (en russe)
Protéger les comptes du club
Un accès partagé sans mot de passe commun et la double authentification : la base, sans laquelle le club risque de perdre sa page.
Catalogue des articles
Vous trouverez ici les articles indépendants du guide, rédigés spécialement pour les lecteurs de la version française du site.
Le catalogue est encore vide. Les nouveaux articles apparaîtront ici dès qu'ils seront prêts.
Les thèmes en préparation
- Rédiger la charte d'une discussion de groupe associative et la faire respecter
- Sondages et votes en ligne dans une association : quand ils aident, quand ils freinent
- Nommer et classer les fichiers des archives du club pour les retrouver dans dix ans
- Le son d'un enregistrement amateur : trois vérifications avant de commencer
Règles éditoriales
- Les articles de ce catalogue sont rédigés séparément pour chaque version linguistique et ne sont pas des traductions.
- Certains articles renvoient vers des sites tiers, y compris des services de jeux vidéo ; nous ne contrôlons ni leur contenu, ni leurs prix, ni leurs conditions.
- Nous ne publions ni programmes ni actualités d'institutions, ni publicité pour des services ou du matériel, ni classements, prix ou avis.
Annoncer une rencontre et recueillir les inscriptions
Dites ce qui va se passer
Commencez par une phrase sur l'objet de la rencontre, sans préambule ni points d'exclamation. Une personne qui fait défiler son fil doit comprendre au premier coup d'œil si cela l'intéresse.
« Atelier de reliure de carnets pour débutants » est plus clair que « Venez nombreux à notre soirée créative ! ».
Indiquez la date, l'heure et le lieu en entier
Écrivez le jour de la semaine avec la date, l'heure de début et de fin, l'adresse et comment entrer. Si la rencontre a lieu en ligne, expliquez quand et comment les participants recevront le lien.
Précisez quoi apporter et à qui s'adresse la rencontre
Faut-il une préparation, les débutants sont-ils bienvenus, peut-on venir avec des enfants, y a-t-il un ascenseur ou une rampe ? Ces informations évitent la moitié des questions en message privé.
Créez un formulaire d'inscription court
Un formulaire en ligne de deux ou trois questions : nom, moyen de contact et, si besoin, nombre de places. Ne demandez ni l'âge, ni l'adresse, ni d'autres détails inutiles à la rencontre : la loi russe sur les données personnelles part du principe qu'on ne collecte que le nécessaire, et la plupart des législations, comme le RGPD dans l'Union européenne, vont dans le même sens.
Expliquez pourquoi vous demandez ces données
En une ligne du formulaire, indiquez à quoi servent le nom et le contact, qui les verra et quand la liste sera supprimée. En Russie, le traitement des données personnelles suppose en règle générale l'accord de la personne : ajoutez donc une case de consentement claire. Ailleurs, vérifiez les règles locales de protection des données.
Rendez l'annonce accessible
Écrivez en grand et avec un bon contraste : selon les WCAG 2.1, le contraste entre un texte courant et son fond doit être d'au moins 4,5:1. Si l'annonce est une image, reprenez l'essentiel en texte à côté pour que les lecteurs d'écran puissent aussi le lire.
Envoyez un rappel et fermez les inscriptions
La veille, rappelez l'heure et le lieu ; quand il n'y a plus de places, fermez le formulaire ou transformez-le en liste d'attente. Après l'événement, supprimez la liste si elle n'est plus utile.
À lire aussi
- Outils
Les types d'outils : formulaires en ligne, agendas partagés, discussions de groupe, visioconférence, dossiers en ligne et éditeurs d'affiches.
- Comparatifs
Discussion ou liste de diffusion, direct ou enregistrement, cloud ou disque externe : que choisir pour un club, et pourquoi.
- Problèmes
Personne n'est venu, du spam dans la discussion, un direct qui saccade, un son étouffé, une photo publiée sans accord : que faire, étape par étape.
- Sécurité
Comptes du club, données des membres, photos et vidéos : comment ne pas perdre l'accès et ne pas trahir la confiance de ceux qui comptent sur vous.
- Actus du club (en russe)
Ancienne adresse des actualités : comment un club peut tenir son fil d'actualités clairement, sans trop de détails sur ses membres.
Sources
- Loi fédérale russe n° 152-FZ sur les données personnelles
- W3C — WCAG 2.1
Les informations sur les données personnelles, le droit à l'image et les exigences d'accessibilité ont été vérifiées par rapport aux textes de loi et aux recommandations à la date de rédaction de la page. Les logiciels et services pour clubs évoluent vite : nous décrivons donc leurs fonctions en termes généraux, sans citer de produits précis.